Quand vous organisez une soirée de fête à titre professionnel, il y a bien des choses à prendre en compte avant de se lancer.
Location de la salle
La plupart des boîtes de nuit et salles en France proposent des offres permettant de privatiser tout ou un espace de l’établissement, afin d’organiser une soirée privée. Les tarifs varient sensiblement d’une salle à l’autre et d’une ville à l’autre. Toutefois, il est fortement conseillé de choisir une offre qui inclut TOUS les services : vestiaires, bar, dj, vigiles, etc.
C’est important de bien vérifier, car sinon, le jour J, vous risquez de vous retrouver avec les clés d’une discothèque vide et personne pour l’animer. Bien sûr vous pouvez aussi choisir de mettre au travail les personnes de votre choix, mais il faut être prévenu à l’avance.
Cette seconde formule est surtout utilisée pour les soirées associatives, notamment par les étudiants. En effet, elle permet d’organiser l’événement à peu de frais et de récolter des fonds en faisant payer l’entrée.
Entrée payante ou gratuite ?
Tout dépend de l’objectif de votre soirée. S’il s’agit d’une forme de séminaire, team building, de resserrer les équipes ou simplement d’une fête de fin d’année, évitez de faire payer l’entrée. Si vous avez besoin d’une participation, demandez-la en amont : vous saurez ainsi précisément combien de personnes vont venir.
S’il s’agit d’une soirée de communication, pour promouvoir votre marque, un produit ou un service, c’est également délicat de faire payer l’entrée. Dans ce cas, mieux vaut sponsoriser une soirée existante : on ne vous reprochera ainsi pas de faire payer des gens pour voir votre pub…
Si, en revanche, le projet est de récolter des fonds, vous ne pourrez pas passer à côté. Fixez le prix aussi bas que possible pour couvrir les frais sans forcément faire de bénéfices. Vous pourrez ensuite vendre des goodies (bracelet événementiel, t-shirt, peluche, etc.) pour quelques euros, marger sur les boissons et le vestiaire et installer une urne pour les dons.
Animations et goodies
Outre la musique, essentielle dans une soirée, il faut aussi prévoir différentes animations et parfois des goodies (surtout pour les soirées pro) afin de marquer le coup.
Vous pouvez par exemple organiser un concours de déguisement ou de danse, désigner le couple de la soirée à l’image des bals de promo américains… Vous pouvez également organiser un karaoké et élire le meilleur chanteur ou plus simplement une loterie avec les numéros de vestiaire pour faire gagner des goodies, du champagne ou de plus gros cadeaux.
Ces animations permettront non seulement d’assurer l’ambiance tout au long de la soirée, mais aussi d’attirer les personnes à votre fête : ne les négligez pas !